Journal de Bord #75 – Seul on va plus vite. Ensemble on va plus loin

Seul on va plus vite. Ensemble on va plus loin

Cher journal,

Comme tout le monde, nous avons fait notre rentrée, et chez Nuageo ça rime avec distribution des projets permaentreprise. En effet, on s’était quitté calmement avec le bilan de notre première année, là les cartes sont rebattues, les projets sont redistribués et le pilotage ajusté pour augmenter nos chances de réussite dans la réalisation de nos actions en lien avec nos enjeux et notre raison d’être qui eux n’ont pas changés.

La question de la répartition des projets a été un sujet et comme d’habitude on en discute. Nous sommes 10 pour 20 projets, une réponse évidente pouvait consister à faire tirer au sort deux projets chacun et le winner is…., puis tracer notre route et se donner rendez-vous plus tard pour le prochain bilan dans 10 mois… 

Tu t’en doutes nous n’avons pas pris ce chemin rectiligne et balisé. Nous avons essayé d’être attentif à différents critères pour trouver les affectations les plus justes, les plus apprenantes et les plus intéressantes pour chaque collaborateur et pour cela nous avons procédé en plusieurs étapes :

1. L’estimation de la charge de travail de chacun des projets car ils ne demandent pas tous le même effort en fonction de l’avancement sur la première année, de sa complexité et de son nombre d’actions associées. Sans rentrer dans une graduation millimétré nous avons convenu qu’il y aurait deux types de projets, ceux à 2 étoiles (plutôt plus complexes) et ceux à 1 étoile (plutôt moins complexes), je te laisse apprécier la précision cette échelle.

2. Par ailleurs nous avions défini qu’un projet ne pouvait pas être mené seul et qu’il y avait au moins 2 rôles à distribuer l’animateur chargé de la coordination et le ou les contributeurs qui venaient en renfort dans la réalisation des projets.

3. Un quota de 6 étoiles a été a attribué à chaque collaborateur avec quelques règles de consommation de ce quota pour veiller à une juste répartition et limiter le surengagement (engagez vous qu’ils disaient… oui mais pas trop nous ajoutons)
   • Pour être animateur, le collaborateur doit dépenser 1 à 2 étoiles en fonction du projet.
     • Au maximum un collaborateur peut être animateur de 3 projets, à minima un projet.
     • Un seul projet à 2 étoiles par collaborateur
   • Pour être contributeur, le collaborateur doit dépenser une étoile par projet
     • Au maximum un collaborateur peut contribuer à 2 projets en plus des projets où il est animateur, à minima un projet

4. Puis un questionnaire a été envoyé à chaque collaborateur pour qu’il puisse faire ses choix de manière individuel en fonction de son intérêt pour les projets et permettre à chacun de s’exprimer sur ses préférences indépendamment de son expérience chez Nuageo ou de sa capacité à prendre le lead dans un échange.

5. Les choses sont assez bien faites car beaucoup de projets ont trouvé leur animateur et leurs contributeurs, l’hétérogénéité et la complémentarité des collaborateurs y sont sûrement pour quelque chose. Cependant quelques “conflits” inévitables au regard du mode de sélection sont apparus sur quelques projets :
   • les projets sans animateur
   • les projets sans contributeur
   • les projets sans animateur ni contributeur

6. Ensuite en séance avec l’ensemble de l’équipe nous devions finaliser l’affectation des projets. Lors du partage des résultats la plupart des “conflits” se sont résolus simplement en discutant, nos récents échanges sur la communication non violente et l’écoute active font leur effet dans ce type de situation.

7. Enfin, dernière épine à retirer. Que faire des projets orphelins? Les abandonner ou les affecter de force aux collaborateurs moins chargés ? Ou se questionner sur le “pourquoi” ils n’ont pas été choisis.
   • le projet n’a pas été compris, nous avons besoin d’expliciter davantage, on est sur la deuxième année et donc il y a peu de chance que ce soit cela.
   • le projet semble moins prioritaire, c’est un bon indicateur de la perception des collaborateurs sur les priorités du modèle d’entreprise que nous visons
   • ce n’est pas encore le moment, nous devons encore mûrir sur des projets connexes, il y a certains projets en dépendance ou moins prioritaires donc on les garde et ils seront affectés lorsqu’un projet sera terminé.
   • les collaborateurs ne se sentent pas légitimes pour le mener, c’est un bon indicateur pour que les associés le prenne à leur compte
   • enfin il n’y avait pas assez d’étoiles pour faire plus de projets par collaborateur, c’est une limite que nous nous étions fixée pour éviter le surengagement des collaborateurs et il semble que cette limite à jouer son rôle.

Nous avons prévu d’échanger mensuellement sur le suivi de ces projets, d’avoir des points de partage global en plénière à la fin de chaque trimestre et pour finir un bilan en fin d’année. 

Enfin sur ces projets est ce que nous devons aller vite? oui car il y a urgence c’est certain, et n’est-il pas plus important de tenir sur la longueur et d’y aller tous pour avoir plus d’impact et de pérenniser notre action. Cela implique peut-être quelques concessions sur l’accélération au profit d’une vitesse de croisière soutenable.

C’est le collectif qui doit nous permettre de tenir ce rythme sur la durée, c’est aussi le collectif qui doit permettre de rester grouper pour maintenir la force de cette transformation et c’est encore le collectif qui permettra de relever ceux qui trébuchent pour qu’ils puissent finir leur projet et enfin c’est toujours le collectif qui permettra d’aller plus loin dans nos réflexions et nos actions. 

Ce collectif se sont les collaborateurs Nuageo qui ont encore démontré dans cet exercice d’affectation des projets leur engagement et leur enthousiasme ( mon outil de mesure préféré – l’enthousiasmomètre)  pour mener à bien tous ces projets qui nous font progresser sur le chemin de la permaentreprise au service de notre raison d’être. 

J’espère que tu te joindras à moi pour les remercier car ils le méritent bien !

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