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Cher journal,
Au cœur de l’été, Philippe, qui aime se faire appeler Philip en hommage aux comédiens canadiens fictifs Terrance et Phillip issus des esprits créatifs de Matt Stone et Trey Parker, cocréateurs de la série South Park, t’avait relaté notre séminaire d’été.
Lors de la matinée de la seconde journée de ce séminaire, 2 équipes avaient été constituées pour traiter parallèlement 2 sujets :
- Comment prioriser (choix de projets en avant-vente et priorisation des tâches sur les différents projets) ?
- Comment assurer l’avancement et la fin d’un projet ?
L’auteur de ces lignes, membre de l’équipe devant répondre à la seconde question ci-dessus, ne va pas t’exposer en détail toutes nos réflexions (ces sujets pourront faire l’objet d’une future entrée du journal de bord si tu le souhaites) mais évoquer deux des principaux outils à notre disposition : le plan de charge prévisionnel et une gestion de la capacité (ou disponibilité) des collaborateurs.
Les enjeux d’un plan de charge prévisionnel et de gestion de la capacité d’un cabinet de conseils comme le nôtre sont les suivants :
- Anticiper et répondre aux besoins des clients, en respectant leurs contraintes (budget, dates de début et de fin de missions per ex.),
- Améliorer la rentabilité de l’entreprise en essayant d’atteindre le meilleur taux d’occupation possible du personnel (TACE, Taux d’Activité Congés Exclus),
- Satisfaire les aspirations professionnelles des consultants en leur confiant des missions qui correspondent à leurs attentes.
Sans plan de charge prévisionnel, nous pourrions en effet nous exposer à certaines difficultés (liste non exhaustive) :
- Vision erronée des compétences disponibles,
- Manque de réactivité pouvant mener à la non concrétisation d’opportunités commerciales,
- Pertes de rentabilité dues à des consultants en intercontrat ou à une mauvaise estimation de la la rentabilité d’un projet,
- Indicateurs prévisionnels peu fiables pouvant mener à des décisions erronées (affectation d’un collaborateur indisponible sur un projet, incapacité à réaliser dans de bonnes conditions une mission déjà contractualisée),
- Manque de visibilité à moyen terme.
Un projet (interne ou pour un client) est composé de tâches ou phases affectées à une ou plusieurs personnes dont les différentes compétences sont requises.
Réaliser plusieurs projets en parallèle nécessite donc d’identifier rigoureusement les besoins de chaque projet sur sa durée.
Si certaines urgences sont difficilement prévisibles (projets prenant du retard, consultants devant être mobilisés au dernier moment ou plus longtemps que prévu par ex.), elles peuvent être mitigées par une meilleure anticipation de la disponibilité du personnel.
Au-delà du gain de satisfaire un client en affectant la bonne personne sur le bon projet au bon moment, il faut également continuer à veiller au bien être des ressources les plus précieuses de l’entreprise, i.e. ses collaborateurs, en prenant en compte leurs considérations.
A long terme, l’anticipation de la capacité et disponibilité du personnel pourra également nous aider à identifier des profils à recruter pour élargir et/ou renforcer les compétences déjà présentes au sein de l’entreprise.
Pour un pilotage efficace de l’activité, chaque collaborateur se doit désormais de renseigner plus rigoureusement son plan de charge prévisionnel à minima sur les 2 à 3 mois calendaires à venir, incluant les congés et RTT, dans notre outil interne de suivi d’activité.
Prends soin de toi mon cher journal.